Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: [DATUM]

Westas Accountants & Advies hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Als accountant zijn wij bovendien gebonden aan een wettelijke en beroepsmatige geheimhoudingsplicht. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten u heeft. Wij handelen daarbij in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Wie zijn wij?

Verwerkingsverantwoordelijke is:

Westas Accountants & Advies
[STRAAT EN HUISNUMMER]
[POSTCODE] Amsterdam
KvK-nummer: [KVK-NUMMER]
E-mail: info@westasaccountants.nl
Telefoon: +31 6 24 37 40 53

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contact met ons kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw bericht wanneer u ons mailt of belt.
• Gegevens voor de uitvoering van een opdracht: naam- en adresgegevens, geboortedatum, burgerservicenummer (BSN) voor zover wettelijk vereist, financiële en fiscale gegevens, gegevens over uw onderneming en overige gegevens die u ons voor de opdracht verstrekt.
• Identificatiegegevens: een kopie van uw identiteitsbewijs en gegevens over uiteindelijk belanghebbenden, voor zover wij deze op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) moeten vastleggen.
• Technische gegevens bij websitebezoek: uw IP-adres, browsertype en het tijdstip van bezoek, die onze hostingprovider automatisch in serverlogbestanden vastlegt.

Naast de gegevens die u zelf verstrekt, kunnen wij gegevens ontvangen uit andere bronnen, zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, het UBO-register en de Belastingdienst (bijvoorbeeld vooraf ingevulde aangiftegegevens). Dit doen wij voor de uitvoering van de opdracht en ons wettelijk verplichte cliëntenonderzoek.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is voor de opdracht en de wet dit toestaat (bijvoorbeeld zorgkosten in een aangifte inkomstenbelasting).

3. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Gegevens die wij nodig hebben voor de opdracht of op grond van de wet (zoals de Wwft) moeten wij van u ontvangen. Zonder deze gegevens kunnen wij de opdracht niet of niet volledig uitvoeren, en mogen wij in het geval van de Wwft de opdracht niet aanvaarden. Het verstrekken van gegevens voor overige doelen, zoals het stellen van een vraag, is vrijwillig.

Wij nemen geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking (zoals profilering) die rechtsgevolgen voor u hebben.

4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• Opdracht- en administratiegegevens: 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht.
• Wwft-gegevens: 5 jaar na beëindiging van de zakelijke relatie of na uitvoering van de betreffende transactie, zoals de Wwft voorschrijft.
• Correspondentie zonder vervolgopdracht: maximaal 12 maanden na het laatste contact.
• Serverlogbestanden: zo kort als technisch nodig, volgens het bewaarbeleid van onze hostingprovider.

Een langere bewaartermijn geldt alleen als een wettelijke verplichting of een lopend geschil dat vereist.

5. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is:

• met instanties waaraan wij namens u gegevens aanleveren, zoals de Belastingdienst en de Kamer van Koophandel;
• met dienstverleners die gegevens in onze opdracht verwerken, zoals onze hostingprovider, e-mailprovider en software voor administratie en dossiervorming. Met deze verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst;
• wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld een melding bij de Financial Intelligence Unit op grond van de Wwft, of een verzoek van een toezichthouder.

Wij streven ernaar uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Als een verwerker gegevens buiten de EER verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik, waaronder versleutelde verbindingen (HTTPS), beveiligde opslag, toegangsbeperking en tweestapsverificatie. Medewerkers en ingeschakelde derden zijn tot geheimhouding verplicht.

7. Cookies

Deze website plaatst geen cookies en gebruikt geen analyse- of trackingdiensten. Alleen het sluiten van de cookiemelding wordt functioneel in uw browser onthouden. Meer informatie leest u in ons cookiebeleid.

8. Uw rechten

U heeft het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• uw gegevens te laten verwijderen, voor zover wij deze niet wettelijk moeten bewaren;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
• uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit).

U kunt een verzoek sturen naar info@westasaccountants.nl. Wij reageren binnen één maand; bij complexe verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd, waarover wij u dan informeren. Sommige gegevens kunnen wij niet verwijderen of aanpassen zolang een wettelijke bewaarplicht geldt. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen zich te identificeren.

9. Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw gegevens? Neem dan eerst contact met ons op, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Links naar andere websites

Deze privacyverklaring geldt alleen voor onze eigen dienstverlening en website. Volgt u een link naar een andere website, zoals die van de NBA of de Autoriteit Persoonsgegevens, dan is het privacybeleid van die partij van toepassing.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.