Klachtenregeling

Vastgesteld op: [DATUM]

Wij doen ons best om u zorgvuldig en deskundig van dienst te zijn. Bent u toch ontevreden, dan horen wij dat graag. Een klacht behandelen wij serieus, objectief en vertrouwelijk. Deze regeling beschrijft hoe dat gaat.

Artikel 1. Begrippen

1. Praktijk: Westas Accountants & Advies, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KVK-NUMMER].
2. Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen over de wijze waarop de praktijk, een aan de praktijk verbonden accountant of een medewerker heeft gehandeld bij de uitvoering van een opdracht of beroepsmatige werkzaamheden.
3. Klager: degene die een klacht indient, zowel cliënten als derden.
4. Klachtbehandelaar: de persoon die de klacht namens de praktijk behandelt.

Artikel 2. Reikwijdte

1. Deze regeling is van toepassing op alle klachten over de praktijk, de aan de praktijk verbonden accountants en medewerkers.
2. Klachten over de hoogte van een declaratie vallen ook onder deze regeling.
3. Deze regeling laat de mogelijkheid onverlet om een klacht in te dienen bij de Accountantskamer of een geschil aan de bevoegde rechter voor te leggen (zie artikel 8).

Artikel 3. Indienen van een klacht

1. Een klacht wordt schriftelijk ingediend, per e-mail aan info@westasaccountants.nl of per post aan: Westas Accountants & Advies, t.a.v. de klachtbehandelaar, [STRAAT EN HUISNUMMER], [POSTCODE] Amsterdam.
2. De klacht bevat ten minste:
   • naam, adres en contactgegevens van de klager;
   • de datum van indiening;
   • een omschrijving van de gedraging waarover wordt geklaagd, met de datum of periode;
   • de reden van de klacht en, indien mogelijk, de gewenste oplossing.
3. Een klacht moet worden ingediend binnen één jaar nadat de klager bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met de gedraging waarover wordt geklaagd.
4. Het indienen en behandelen van een klacht is kosteloos.

Artikel 4. Ontvangst en behandeling

1. De klager ontvangt binnen vijf werkdagen een schriftelijke ontvangstbevestiging, met informatie over het verdere verloop.
2. De klacht wordt behandeld door [NAAM KLACHTBEHANDELAAR]. Heeft de klacht betrekking op de gedraging van de klachtbehandelaar zelf, dan wordt de klacht behandeld door een onafhankelijke externe klachtbehandelaar: [NAAM EN ORGANISATIE EXTERNE KLACHTBEHANDELAAR, bijvoorbeeld een collega-accountant van een ander kantoor].
3. De klachtbehandelaar stelt de klager en degene over wie wordt geklaagd in de gelegenheid hun standpunt toe te lichten (hoor en wederhoor). Van een mondeling gesprek wordt op verzoek een verslag gemaakt.
4. De klachtbehandelaar kan de klager om aanvullende informatie vragen.

Artikel 5. Termijn en beslissing

1. De klachtbehandelaar beslist binnen zes weken na ontvangst van de klacht. Deze termijn kan eenmaal met ten hoogste vier weken worden verlengd; de klager wordt daarover vóór afloop van de eerste termijn schriftelijk en gemotiveerd geïnformeerd.
2. De beslissing is schriftelijk en gemotiveerd en vermeldt of de klacht gegrond, gedeeltelijk gegrond of ongegrond is, en welke maatregelen eventueel worden genomen.
3. In de beslissing wordt de klager gewezen op de mogelijkheden genoemd in artikel 8.

Artikel 6. Intrekking

De klager kan de klacht op elk moment schriftelijk intrekken. De behandeling wordt dan beëindigd.

Artikel 7. Registratie en vertrouwelijkheid

1. Iedere klacht en de afhandeling daarvan worden geregistreerd. De registratie wordt periodiek geëvalueerd om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.
2. Klachtdossiers worden vertrouwelijk behandeld en ten minste zeven jaar bewaard. Persoonsgegevens worden verwerkt volgens onze privacyverklaring.

Artikel 8. Andere mogelijkheden

1. Tuchtrecht: accountants zijn onderworpen aan tuchtrechtspraak. Een klacht over het beroepsmatig handelen van een accountant kan worden voorgelegd aan de Accountantskamer, ook zonder deze klachtenregeling eerst te doorlopen. Daarvoor gelden wettelijke termijnen.
2. Civiele rechter: geschillen over de opdracht, zoals aansprakelijkheid of betaling, kunnen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter, zoals bepaald in de algemene voorwaarden.

Artikel 9. Slotbepaling

Deze regeling kan worden aangehaald als "Klachtenregeling Westas Accountants & Advies" en wordt op verzoek kosteloos toegezonden.